2.1. Общие требования к оформлению записей в трудовой книжке
Рассмотрение порядка ведения трудовых книжек представляется целесообразным начать с
общих требований к оформлению записей. Эти требования распространяются на:
технику оформления записей;
язык оформления записей;
состав записей;
содержание записей;
оформление отдельных элементов записей.
Сведения об основных требованиях к оформлению записей в трудовой книжке представлены
на рис. 3. Коротко охарактеризуем эти требования.
Сведения об основных требованиях к оформлению записей
в трудовой книжке
┌───────────────────────────────────────┐
│ Требования к оформлению записей │
│ в трудовой книжке │
└───────────────────┬───────────────────┘
┌────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────┐
┌─┤ Технические требования ├───┼───┤ Требования ├─┐
│ │ к оформлению записей │ │ │ к языку оформления записей│ │
│ └────────────────────────┘ │ └───────────────────────────┘ │
│ ┌────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────┐ │
│ │ Требования к способу │ │ │ На государственном языке ├─┤
├─┤ фиксации информации │ │ │ РФ │ │
│ │ в составе записей │ │ └───────────────────────────┘ │
│ └────────────────────────┘ │ │
│ ┌────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────┐ │
│ │ Требования к полноте │ │ │ На государственных языках │ │
├─┤ фиксации информации │ │ │ РФ и республики в составе │ │
│ │ в составе записей │ │ │ РФ - в том случае, если │ │
│ └────────────────────────┘ │ │ предприятие осуществляет ├─┘
│ ┌────────────────────────┐ │ │ свою деятельность │
└─┤ Требования к нумерации │ │ │ на территории последней │
│ записей │ │ │ │
└────────────────────────┘ │ └───────────────────────────┘
┌────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────┐
┌─┤ Требования к составу ├───┼───┤ Требования к содержанию ├─┐
│ │ записей │ │ │ записей │ │
│ └────────────────────────┘ │ └───────────────────────────┘ │
│ ┌────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────┐ │
├─┤ Записи о работнике │ │ │ Полнота записи ├─┤
│ └────────────────────────┘ │ └───────────────────────────┘ │
│ ┌────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────┐ │
├─┤ Записи о работе, │ │ │ Соответствие записи ├─┤
│ │ выполняемой работником │ │ │положениям законодательства│ │
│ └────────────────────────┘ │ └───────────────────────────┘ │
│ ┌────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────┐ │
└─┤ Записи о награждениях │ │ │ Соответствие записи ├─┘
│ работника │ │ │ фактическому положению дел│
└────────────────────────┘ │ └───────────────────────────┘
┌─────────────┴─────────────┐
│ Требования к оформлению │
│отдельных элементов записей│
└─────────────┬─────────────┘
┌────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────┐
│ Оформление сведений ├───┼───┤ Оформление дат │
│ о работнике │ │ │ │
└────────────────────────┘ │ └───────────────────────────┘
┌────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────┐
│ Оформление ├───┴───┤ Оформление записи о выдаче│
│ заверительной надписи │ │ дубликата или вкладыша │
└────────────────────────┘ └───────────────────────────┘
Рис. 3
Технические требования к оформлению записей изложены в Инструкции по заполнению
трудовых книжек. В соответствии с п. 1.1 Инструкции записи в трудовой книжке должны
производиться аккуратно - перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе
шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового
цвета.
Уточним, что это требование не является формальным, как, возможно, и представляется
некоторым из читателей. Выбор технического средства записи, а также способа фиксации
информации в составе записи обусловлен необходимостью ее предохранения от порчи -
например, вследствие выцветания пасты (чернил), их растекания по поверхности бумаги
вследствие избыточного воздействия влаги или (и) температуры.
Напомним в этой связи, что трудовая книжка используется не только в период трудовых
отношений, но и после их окончания, поскольку содержит в концентрированном виде важнейшие
сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Перечень типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков
хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000, относит трудовые книжки работников к числу
документов по личному составу (кадрам), предельный срок временного хранения которых согласно
Федеральному закону от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" определен в 75 лет <1>.
Инструкция предписывает производить записи в трудовой книжке без каких-либо
сокращений. В частности, следует писать полностью слова "приказ" (а не "пр."), "распоряжение" (а
не "расп. "), "переведен" (а не "пер."), "назначен" (а не "назн.") и т.д.
Наконец, еще одно существенное техническое требование к записям в составе разделов
документа зафиксировано в п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Это требование
предусматривает последовательную (прямую возрастающую) нумерацию записей в пределах
соответствующего раздела, т.е. присвоение каждой вносимой в трудовую книжку записи
очередного порядкового номера.
Требования к языку оформления записей вытекают из соответствующих положений Правил
ведения и хранения трудовых книжек. Согласно п. 6 Правил в общем случае трудовые книжки
должны вестись на государственном языке Российской Федерации. В том случае, однако, если
предприятие осуществляет свою деятельность на территории республики в составе Российской
Федерации, установившей свой государственный язык, ведение трудовых книжек может, наряду с
государственным языком Российской Федерации, производиться и на государственном языке этой
республики. Таким образом, каждая вносимая в трудовую книжку запись должна воспроизводиться
сначала на русском языке, а затем - на государственном языке соответствующей республики <2>.
Требования к составу записей закреплены в положениях Правил ведения и хранения
трудовых книжек, которые, в свою очередь, базируются на соответствующих положениях ТК РФ
(см. ранее). Правила предусматривают внесение в трудовую книжку следующих видов записей
(сведений):
записи (сведения) о работнике;
записи (сведения) о работе;
записи (сведения) о награждении.
Заметим, что это требование нашло свое отражение и в форме бланка трудовой книжки, в
которой для внесения перечисленных видов записей предусмотрены соответствующие листы
(разделы). Общий вид титульного листа трудовой книжки, а также разделов "Сведения о работе" и
"Сведения о награждении" представлен на рис. 4, 5, 6 и 7 <3>.
Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".
Формы трудовой книжки и вкладыша <1>
Образец титульного листа трудовой книжки
(Обложка)
Герб
Российской Федерации
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
(Титульный лист)
Герб
Российской Федерации
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Фамилия __________________________________________________________
Имя ______________________________________________________________
Отчество _________________________________________________________
Дата рождения ____________________________________________________
(число, месяц, год)
Образование ______________________________________________________
__________________________________________________________________
Профессия, специальность _________________________________________
Дата заполнения __________________________________________________
(число, месяц, год)
Подпись владельца книжки _________________________________________
М.П. Подпись лица, ответственного за ведение
трудовых книжек
_______________________________________
(разборчиво)
Рис. 4
Общий вид раздела "Сведения о работе" трудовой книжки
Сведения о работе
Серия и номер <*> (10 разворотов)
┌──────┬───────────────┬───────────────────────┬─────────────────┐
│ N │ Дата │ Сведения о приеме на │ Наименование, │
│записи├─────┬─────┬───┤ работу, переводе на │ дата и номер │
│ │число│месяц│год│ другую постоянную │ документа, на │
│ │ │ │ │ работу, квалификации, │ основании │
│ │ │ │ │увольнении (с указанием│ которого │
│ │ │ │ │ причин и ссылкой на │ внесена │
│ │ │ │ │ статью, пункт закона) │ запись │
├──────┼─────┴─────┴───┼───────────────────────┼─────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │
├──────┼─────┬─────┬───┼───────────────────────┼─────────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
├──────┼─────┼─────┼───┼───────────────────────┼─────────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
├──────┼─────┼─────┼───┼───────────────────────┼─────────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
├──────┼─────┼─────┼───┼───────────────────────┼─────────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└──────┴─────┴─────┴───┴───────────────────────┴─────────────────┘
Рис. 5
Общий вид раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки
Сведения о награждении
Серия и номер (10 разворотов)
┌──────┬───────────────┬───────────────────────┬─────────────────┐
│ N │ Дата │Сведения о награждении │ Наименование, │
│записи├─────┬─────┬───┤ (поощрении) │ дата и номер │
│ │число│месяц│год│ │ документа, на │
│ │ │ │ │ │ основании │
│ │ │ │ │ │ которого │
│ │ │ │ │ │ внесена │
│ │ │ │ │ │ запись │
├──────┼─────┴─────┴───┼───────────────────────┼─────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │
├──────┼─────┬─────┬───┼───────────────────────┼─────────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
├──────┼─────┼─────┼───┼───────────────────────┼─────────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
├──────┼─────┼─────┼───┼───────────────────────┼─────────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
├──────┼─────┼─────┼───┼───────────────────────┼─────────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└──────┴─────┴─────┴───┴───────────────────────┴─────────────────┘
Рис. 6
Образец вкладыша в трудовую книжку
ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ <1>
(без трудовой книжки недействителен)
Герб
Российской Федерации
Фамилия __________________________________________________________
Имя ______________________________________________________________
Отчество _________________________________________________________
Дата рождения ____________________________________________________
(число, месяц, год)
Образование ______________________________________________________
Профессия, специальность _________________________________________
__________________________________________________________________
Дата заполнения __________________________________________________
(число, месяц, год)
Подпись владельца книжки _________________________________________
Подпись лица, ответственного за ведение
трудовых книжек
М.П. _______________________________________
(разборчиво)
Рис. 7
Сведения о работнике включают сведения о фамилии, имени и отчестве работника, а также
сведения об образовании, профессии, специальности работника. Эти сведения фиксируются на
титульном листе трудовой книжки. В свою очередь, сведения о работе, которые фиксируются в
разделе "Сведения о работе", можно подразделить на:
сведения о выполняемой работником работе (трудовой функции);
сведения о переводе работника на другую постоянную работу (в том числе к другому
работодателю);
сведения о прекращении трудового договора с работником (его увольнении);
иные сведения о работе, внесение которых в трудовую книжку предусмотрено
законодательством, иными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными
документами.
Уточним, что к числу последних в соответствии с Правилами и Инструкцией по заполнению
трудовых книжек могут быть отнесены:
сведения о присвоении работнику в период работы нового разряда (класса, категории и т.п.);
сведения об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или
иной квалификации;
сведения о работе по совместительству <1>;
сведения о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный
трудовой стаж работника;
сведения о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа
работника;
сведения о времени военной службы либо времени службы работника в органах внутренних
дел и таможенных органах;
сведения о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации,
по переквалификации и подготовке кадров.
Сведения о награждении подлежат фиксации в разделе "Сведения о награждении" и
включают:
сведения о награждении работника государственными наградами, в том числе о присвоении
государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
сведения о награждении работника почетными грамотами, присвоении званий и награждении
нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом предприятием
или вышестоящими организациями (органами управления (власти));
сведения о других видах поощрения работника, предусмотренных законодательством
Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового
распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине, за исключением премий,
предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых работнику на регулярной основе.
Требования к содержанию записей также закреплены в соответствующих положениях
Правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Не
вдаваясь сейчас в подробности, обратим внимание уважаемых читателей на три общих
требования, предъявляемых к содержанию записей, которые можно сформулировать следующим
образом:
полнота содержания записей, предполагающая включение в нее всех необходимых сведений
(элементов) - таких, в частности, как порядковый номер записи, ее дата, номер, дата и
наименование документа, на основании которого та или иная запись вносится в трудовую книжку,
и т.д.;
соответствие формулировок записей положениям трудового законодательства и (или)
приказа (распоряжения) - например, приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, его
переводе на другую постоянную работу, об увольнении работника и т.п.;
соответствие записей фактическому положению дел, в том числе в случаях, когда по тем или
иным обстоятельствам в ранее оформленные записи вносятся изменения (исправления).
Подчеркнем, что наличие документального основания для внесения записи
соответствующего содержания в трудовую книжку является обязательным. На том, какие именно
документы выполняют роль такого основания, мы остановимся чуть позже.
Подытоживая характеристику требований к оформлению записей в трудовой книжке, скажем
несколько слов о требованиях, установленных в отношении оформления отдельных элементов
соответствующих записей. Поясним, что эти требования регламентируют порядок оформления
некоторых сведений в составе записей о работнике, а также дат, заверительных надписей и
некоторых иных видов записей (в частности, записей о выдаче дубликата трудовой книжки или
вкладыша в нее), вносимых в трудовую книжку.
Так, фамилия, имя и отчество работника вносятся в трудовую книжку в именительном
падеже, без сокращений и (или) замены имени (отчества) инициалами. Аналогичные правила
распространяются и на порядок внесения в трудовую книжку сведений о дате рождения работника.
Что касается оформления дат, то в соответствии с п. 1.1 Инструкции по заполнению
трудовых книжек записи дат во всех разделах документа должны производиться арабскими
цифрами. При этом число и месяц обозначаются двумя парами двузначных чисел, а год -
четырехзначным числом, отделяемыми друг от друга точками <1>.
Заверительная надпись, вносимая в трудовую книжку на титульном листе при оформлении
документа, должна включать только разборчивую личную подпись работника, ответственного за
ведение трудовых книжек на предприятии. Подлинность подписи подлежит удостоверению
оттиском печати.
Формулировки записей о выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее должны в
точности соответствовать формулировкам, указанным в Правилах ведения и хранения трудовых
книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Уточним, что такие записи могут
оформляться от руки либо посредством простановки штампа ("Дубликат", "Взамен выдан
дубликат", "Выдан вкладыш" и т.п.) с указанием серии и номера выданного документа на
оригинале трудовой книжки.