5.1. Организация учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии
Общий порядок организации учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек
на предприятии определен разд. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек. С целью
обеспечения надлежащего учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в
нее на предприятии ведутся:
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг представлены соответственно на рис. 26 и 27.
ФОРМА ПРИХОДНО-РАСХОДНОЙ КНИГИ ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ <1>
Дата Приход Расход
Количество Количество
N
число месяц год
От кого по-
лучено или
кому отпу-
щено
Основание
(наименова-
ние доку-
мента, N и
дата)
трудовых
книжек (се-
рия и номер)
вкладышей
(серия и
номер)
Сумма
(руб.) трудовых
книжек (се-
рия и номер)
вкладышей
(серия и
номер)
Сумма
(руб.)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Рис. 26
ФОРМА КНИГИ
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ <1>
Дата приема на
работу, заполне-
ния трудовой
книжки или
вкладыша в нее
N
п/п
число ме-
сяц
год
Фамилия,
имя и
отчество
владельца
трудовой
книжки
Серия и
номер
трудовой
книжки
или
вкладыша
в нее
Долж-
ность,
профес-
сия, спе-
циаль-
ность ра-
ботника,
который
сдал тру-
довую
книжку
или на
которого
заполнена
трудовая
книжка
или вкла-
дыш в нее
Наиме-
нование
места
работы
(с указа-
нием
струк-
турного
подраз-
деления),
куда
принят
работник
Дата и N
приказа
(распо-
ряжения)
или ино-
го реше-
ния ра-
ботода-
теля, на
основа-
нии
которого
произве-
ден при-
ем ра-
ботника
Расписка
ответ-
ственно-
го лица,
приняв-
шего или
запол-
нившего
трудовую
книжку
Полу-
чено
за за-
полне-
нные
тру-
довые
книжки
или
вкла-
дыши
в них
(руб.)
Дата вы-
дачи на
руки
трудовой
книжки
при
увольне-
нии
(пре-
краще-
нии тру-
дового
догово-
ра)
Расписка
работни-
ка в по-
лучении
трудовой
книжки
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Рис. 27
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется
бухгалтерией предприятия. В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с
получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и
номера каждого бланка.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой (иным
аналогичным подразделением) предприятия, оформляющей прием и увольнение работников. В
книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а
также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам
вновь <2>.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета
движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы,
заверены подписью руководителя предприятия, а также скреплены сургучной печатью или
опломбированы.
Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется на предприятии в
соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как
правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях бухгалтерии -
в шкафах (сейфах), обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.
Выдача бланков сотруднику кадрового органа, ответственному за ведение трудовых книжек,
производится бухгалтерией на основании письменной заявки. По окончании каждого месяца
сотрудник кадрового органа, ответственный за ведение трудовых книжек, обязан представить в
бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также о суммах,
полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного
ордера кассы предприятия.
Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, а также
непригодные к дальнейшему использованию по назначению - в том числе в связи с
несоответствием установленной форме - подлежат уничтожению с составлением
соответствующего акта <1>. Примерная форма акта представлена на рис. 28.
Примерная форма акта о списании трудовых книжек
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Утверждаю │
│ Наименование должности │
│ руководителя предприятия │
│ Подпись │
│ 00.00.0000 И.О. Фамилия │
│ │
│ Акт N 0 <1> │
│ │
│00 месяца 0000 г. (наименование _____нас. пункта)│
│ │
│ о списании трудовых книжек │
│ │
│Комиссией в составе: │
│председатель - __________________________________________________________│
│члены: __________________________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│составлен настоящий акт в том, что за период с 00.00.0000 по 00.00.0000│
│при оформлении оказалось испорчено ______________________________________│
│ (цифрами и прописью) │
│бланков трудовых книжек и _______________________________________________│
│ (цифрами и прописью) │
│бланков вкладышей в трудовую книжку, в том числе: │
│а) бланки трудовой книжки: │
│серия, номер - испорчен в результате ____________________________________│
│________________________________________________________________________;│
│серия, номер - испорчен в результате ____________________________________│
│________________________________________________________________________;│
│... (и т.д.) │
│б) бланки вкладыша в трудовую книжку: │
│серия, номер - испорчен в результате ____________________________________│
│________________________________________________________________________;│
│серия, номер - испорчен в результате ____________________________________│
│________________________________________________________________________.│
│... (и т.д.) │
│ │
│ Комиссия подтверждает непригодность перечисленных выше бланков к│
│дальнейшему использованию по назначению и предлагает уничтожить их путем│
│сожжения. │
│ │
│Председатель комиссии: подпись И.О. Фамилия│
│Члены комиссии: подпись И.О. Фамилия│
│ подпись И.О. Фамилия│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 28
Хранение трудовых книжек работников осуществляется на предприятии в соответствии с
порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их
хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях кадрового органа - в
шкафах или сейфах, обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении
либо - в случае смерти работника - его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в
кадровом органе предприятия отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного
срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а
затем подлежат уничтожению в установленном порядке.