3.1.4. Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работодателем

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работником предусмотрена п. 34

Правил ведения и хранения трудовых книжек. При этом наиболее сложной ситуацией, влекущей за

собой необходимость в выдаче дубликата, является наступление обстоятельств, связанных с

массовой утратой трудовых книжек - например, в результате чрезвычайных ситуаций:

экологических (техногенных) катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др.

В подобных обстоятельствах наиболее проблематичным - с учетом возможной утраты не

только трудовых книжек, но и документов, на основании которых в них ранее совершались

соответствующие записи, - представляется установление трудового стажа работников, которым

предстоит выдать дубликаты. Установлением стажа в подобных случаях занимается специально

уполномоченная комиссия, которая создается органами исполнительной власти субъекта

Российской Федерации, на территории которого осуществляет свою деятельность

соответствующее предприятие. В состав такой комиссии обычно включаются представители

работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а

также - если это необходимо - представители других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в

данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у

работника. К числу таких документов Правила ведения и хранения трудовых книжек относят

справки, профсоюзные билеты, учетные карточки членов профсоюза, расчетные книжки.

Для установления стажа работники вправе предъявить и иные надлежащим образом

оформленные документы, а в случае отсутствия последних - надлежащим образом оформленные

копии документов (выписки из документов). В отсутствие у работников необходимых документов

установление трудового стажа может производиться комиссией на основании показаний двух и

более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности на одном предприятии

или в одной отраслевой (ведомственной) системе <1>. показания других лиц, знающих работника по совместной с ним деятельности - например, по

учебе, службе в рядах Вооруженных Сил и т.п.

Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то комиссия принимает

меры к получению документов, подтверждающих данный факт. С этой целью комиссия вправе

направлять запросы о представлении документов в соответствующие организации (органы

управления (власти)), а также другие предприятия, на которых ранее трудился работник <2>.

По результатам работы комиссии составляется акт. В акте фиксируются периоды работы,

профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Примерная форма акта представлена на рис. 21. На основании надлежащим образом

оформленного акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки, оформленный с

соблюдением изложенных выше требований.

Примерная форма акта об установлении трудового стажа

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Утверждаю │

│ Наименование должности лица, │

│ уполномоченного утвердить акт │

│ Подпись │

│ 00.00.0000 И.О. Фамилия │

│ │

│ Акт N 0 │

│ │

│00 месяца 0000 г. (наименование нас. пункта)│

│ │

│ об установлении трудового стажа │

│ работникам (наименование предприятия) │

│ │

│ Настоящий акт составлен комиссией по установлению трудового стажа│

│работников (наименование предприятия), трудовые книжки которых были│

│утрачены вследствие наступления чрезвычайных обстоятельств (указать,│

│каких именно и когда). В процессе работы комиссия руководствовалась...│

│(указать наименование организационно-распорядительного документа об│

│учреждении комиссии, изданного органом власти соответствующего субъекта│

│РФ, его дату и номер). │

│ В период работы с 00.00.0000 по 00.00.0000 комиссией установлено│

│следующее: │

│ 1. Утрата трудовых книжек работников (наименование предприятия)│

│произошла вследствие наступления чрезвычайных обстоятельств. Факт│

│наступления чрезвычайных обстоятельств признан решением (указать│

│наименование органа государственной власти субъекта РФ, его дату и│

│номер). │

│ 2. На основе имеющихся в распоряжении документов нижеследующим│

│работникам (наименование предприятия) устанавливается трудовой стаж│

│продолжительностью: │

│ 2.1. Работнику Фамилия И.О.: общий трудовой стаж - 00 лет, 00│

│месяцев, 00 дней, в том числе за период работы с 00.00.0000 по 00.00.0000│

│на (наименование предприятия) в должности (указывается, если наименование│

│должности документально подтверждено) - 00 лет, 00 месяцев, 00 дней, за│

│период работы с 00.00.0000 по 00.00.0000 на (наименование предприятия) в│

│должности (указывается, если наименование должности документально│

│подтверждено) - 00 лет, 00 месяцев, 00 дней... (и т.д.). │

│ Основание: (указать документы, на основании которых комиссией│

│установлен трудовой стаж работника). │

│ 2.2. Работнику И.О. Фамилия: ... (и т.д.). │

│ 3. ... (и т.д.). │

│Председатель комиссии: подпись И.О. Фамилия│

│Члены комиссии: │

│ подпись И.О. Фамилия│

│ подпись И.О. Фамилия│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 21