§ 2. Аналіз обліку матеріалів

Матеріали разом із сировиною, комплектувальними ви_

робами та іншими матеріальними цінностями, призначені

для виробництва продукції, виконання робіт, надання по_

слуг, обслуговування виробництва й адміністративних по_

треб, належать до виробничих запасів, які у свою чергу об_

ліковуються разом з готовою продукцією, товарами та інши_

ми матеріальними цінностями як запаси.

Специфічна особливість виробничих запасів полягає в

тому, що в процесі виробництва вони використовуються по_

вністю, тому для кожного нового процесу виробництва їх

треба повністю замінювати новими.

Виробничий процес потребує постійного забезпечення

підприємства необхідними матеріальними цінностями.

У собівартості виробничої продукції питома вага витрат

матеріалів становить приблизно 50%, а в деяких галузях

промисловості (наприклад, хімічній, текстильній, харчовій)

сягає 80 — 85%. Тому питання обліку виробничих запасів у

межах норм, передбачених потребами підприємства, має

велике значення.

Бухгалтерський облік покликаний забезпечувати конт_

роль за залишками, надходженням та витратами виробни_

чих запасів на складі, що є важливою умовою зберігання

власності підприємства.

На різних підприємствах виробничі запаси можуть мати

різне призначення залежно від функції, яку вони викону_

ють у процесі виробництва. За призначенням матеріали по_

діляють на такі види:

1) сировина та основні матеріали; це предмети праці,

які входять до складу продукції, що виготовляється, і є

основою (наприклад, метал для виробництва приладів

тощо);

2) допоміжні матеріали — це такі, що додаються до ос_

новних для надання їм певних якостей (фарби для ткани_

ни), або які використовуються в процесі виробництва (мас_

тильні матеріали), або в обслуговуванні процесу виробниц_

тва (бланки обліку, електричні лампи тощо);

3) паливо; економічно цей вид матеріалів належить до до_

поміжних, але виділяється в обліку в зв’язку з його вели_

кою питомою вагою в народному господарстві та в загаль_

них витратах матеріалів;

4) тара, призначена для пакування продукції (пляшки,

ящики, пакети, мішки тощо); при цьому обліковується як

порожня тара, так і заповнена та матеріалами та готовою

продукцією; тара, призначена для виробничих та госпо_

дарських потреб, належить до основних засобів або мало_

цінних предметів залежно від строку зносу;

5) запасні частини (окремі частини машин, устаткуван_

ня, транспортних засобів, призначені для ремонту, заміни

зношених частин тощо);

6) комплектувальні вироби та інші матеріальні цінності,

призначені для виробництва.

Важливою умовою належної організації обліку матері_

алів є розроблення їх номенклатури. На підприємствах кож_

на група матеріалів може складатися із сотень і тисяч най_

менувань, сортів, розмірів. Для раціонального обліку мате_

ріалів та з метою сприяння оперативній роботі, плануванню

й бухгалтерському обліку практикується детальне групу_

вання матеріалів — класифікація переліку найменувань

окремих видів матеріалів за певною ознакою. Матеріали

поділяють на групи (кольорові метали, чорні метали тощо).

Кожну групу — на підгрупи (чорні метали: прокат, мартен_

івська, легована сталь тощо). У межах кожної підгрупи ма_

теріали у свою чергу групуються за профілем, маркою, сор_

том, а також за розміром. За кожним найменуванням, сор_

том, розміром матеріалів закріплюється постійний шифр,

що проставлюється на всіх документах, пов’язаних з об_

ліком матеріалів.

На кожному документі, що фіксує надходження або ви_

трату матеріалів, обов’язково вказується не тільки найме_

нування матеріалу, а і його номенклатурний номер.

Одним із важливих чинників належної організації обліку

матеріалів є попереднє розроблення норми запасу матері_

алів за кожним номенклатурним номером та норми витрат

певного виду матеріалів на певний вид виробленої про_

дукції, що необхідно для контролю за станом залишків ма_

теріалів на складах підприємства в межах потреб, а також

за належним їх використанням у виробництві.

Отже, чітка організація обліку виробничих запасів перед_

бачає: належну організацію складського господарства; ви_

конання інструкції з обліку матеріалів; правильне групу_

вання (класифікацію) матеріалів; розробку номенклатури

матеріалів, норм їхнього запасу та витрат.

Документальне оформлення надходження матеріалів

на склад та видавання їх зі складу. Матеріальні, сиро_

винні, паливні ресурси належать до важливіших на

підприємстві, тому документальне оформлення їх надходження, наявності та витрачання є відповідальним проце_

сом, покликаним забезпечувати необхідну інформацію для

обліку, контролю та оперативного управління рухом мате_

ріальних цінностей.

Головними типовими документами оприбуткування ма_

теріалів є товарно_транспортні накладні, прибуткові орде_

ри, акти приймання тощо. Матеріали, що надходять до скла_

ду, ретельно перевіряються, встановлюється відповідність

їхньої якості, кількості, асортименту умовам постачання та

супровідним документам. У разі відсутності розходжень ма_

теріали приймаються. Існують два варіанти оформлення

надходження: 1) позначка безпосередньо на документі по_

стачальника; 2) прибутковий ордер. У першому разі на од_

ному примірнику документа постачальника, який підписує

матеріально відповідальна особа, ставиться штамп про

приймання. Прибуткові ордери використовують для кіль_

кісно_сумарного обліку матеріалів, що надходять від поста_

чальника або після перероблення.

За наявності розбіжностей щодо якості або кількості ма_

теріалів, які надійшли, у супровідних документах поста_

чальника, а також стосовно матеріалів, що надійшли без

платіжних документів, складається акт приймання мате_

ріалів, який є підставою для оприбуткування фактично

прийнятих матеріалів. Прибутковий ордер у цьому разі не

заповнюється. У разі надходження вантажу до складу без

документів відділ постачання пише наказ складу про прий_

мання вантажу без документів. Завідувач складу передає

наказ разом із прибутковими ордерами до бухгалтерії.

На практиці виробничі запаси іноді надходять до складу

без рахунків постачальника. Такі поставки називають не_

відфактурованими. Бухгалтерія зобов’язана організувати

окремий облік рахунків на ці матеріали та вжити заходів

щодо вчасного отримання рахунків від постачальника.

До складу можуть надходити матеріали із своїх цехів:

продукція власного виробництва й надмірно отримані або

невикористані матеріали, а також матеріали, отримані вна_

слідок ліквідації основних засобів, малоцінних та швидко_

зношуваних предметів, браку виробництва, відходів. Ці ма_

теріали оприбутковують на складі з допомогою накладних,

оформлюваних матеріально відповідальною особою складу (цеху), яка здає цінності, у двох примірниках, один із них

залишається для складу (цеху), звідки вибувають матері_

альні цінності, і є підставою для їх списання, а другий пере_

дається до складу (цеху), куди надходять цінності.

Відпускання матеріалів для внутрішньогосподарських

потреб оформлюється згідно з вимогами, що становлять

єдність розпорядчого та виправдувального документів. Ба_

гаторазове відпускання тих самих матеріалів можна офор_

млювати лімітно_забірними картками, які поєднують у собі

розпорядні документи, що містять ліміт (обмежену кіль_

кість) відпускання, та нагромаджувальний виправдальний

документ, який підтверджує багаторазове відпускання ма_

теріалів зі складу в рахунок ліміту. Лімітно_забірні картки

заповнюються планово_виробничим відділом напередодні

місяця оформлення матеріалу та візуються відділом поста_

чання.

У лімітно_забірних картках вказується місячне відпус_

кання певному цеху матеріалів певного номенклатурного

номеру.

Лімітно_забірні картки оформлюються у двох примірни_

ках до початку місяця: один передається цехові_спожива_

чу, другий — складу.

Лімітно_забірні картки реєструються відділом постачан_

ня в реєстрі, копія якого після видачі карток передається в

бухгалтерію для контролю за своєчасною здачею лімітно_

забірних карток.

Внутрішнє переміщення матеріалів зі складу на склад

оформлюється накладною.

У відділі постачання підприємства_покупця ведеться

внутрішньогосподарський облік виконання договорів поста_

чальниками та покупцями матеріалів. У цьому разі запро_

ваджується спеціальний журнал обліку надходжень ван_

тажів, в якому відділ постачання зобов’язаний:

— зареєструвати всі документи щодо вантажів, які над_

ходять;

— перевірити відповідність цих документів постачаль_

ника договору;

— передати уповноваженій особі розпорядження на от_

римання та доставку вантажу (у разі надходження матері_

алів залізницею або водним шляхом);

— передати первинні документи в бухгалтерію або фінан_

совий відділ.

Облік матеріалів на складі. Складський облік — це сор_

товий, кількісний технічний облік матеріалів, який здійсню_

ється на складі з допомогою карток за формою № М_12.

Картки складського обліку відкриваються в бухгалтерії та

видаються під розписку в реєстрі, де вказується дата видачі,

кількість карток, їхній реєстраційний номер та підпис одер_

жувача. Записи в картках (у кількісному виразі) ведуть ма_

теріально відповідальні особи на підставі певних доку_

ментів, виданих у день здійснення операції.

Складський облік матеріалів є важливим чинником

контролю за збереженням матеріальних цінностей

підприємства. Організується він за видами об’єктів, що

зберігаються, місцем зберігання та кількістю матеріаль_

них цінностей. У разі необхідності складський облік

здійснюється за партіями надходження матеріальних

цінностей. Кожному виду матеріальних цінностей на_

дається номенклатурний номер, який повторюється в усіх

первинних документах.

Суть аналітичного обліку виробничих запасів полягає в

тому, що на кожний вид матеріальних цінностей (за номен_

клатурними номерами) відкривається аналітичний раху_

нок, в якому об’єкти обліку відображуються за їхньою

кількістю (у визначених одиницях виміру) та сумою вартості

(за запровадженою системою оцінки).

Аналітичні рахунки групуються за: групами матеріалів;

місцем зберігання матеріально відповідальними особами;

синтетичними рахунками бухгалтерського обліку; субра_

хунками.

Згідно із запровадженим на підприємстві групуванням

матеріальних цінностей дані аналітичних рахунків узагаль_

нюються в оборотних відомостях.

Використовують аналітичний бухгалтерський облік на

рахунках для контролю за зберіганням та рухом матеріаль_

них цінностей, для їхньої оцінки, зіставлення з даними

складського обліку, а також для підтвердження підсумків

інвентаризації.

Синтетичний облік надходження та використання

виробничих запасів. Документи, що надійшли зі складів до бухгалтерії, перевіряються як щодо належного їх оформлен_

ня, так і за змістом відображених у них операцій.

Прибуткові ордери звіряють з рахунками, які до них на_

лежать, з транспортними документами, актами прийман_

ня тощо. Лімітні картки, що надходять зі складу, зіставля_

ються з іншою документацією, якою можуть бути: від цехів_

споживачів — накладні на передавання матеріалів, що

надаються зі складів; від відправників — також накладні;

від одержувачів — лімітні картки та вимоги, які фіксують_

ся в реєстрах видачі тощо.

Після цього документи таксують з допомогою машин: за_

значені в них матеріали оцінюються за твердими облікови_

ми цінами.

За кожним реєстром зданих документів після їхнього

таксування підраховують обороти надходження або витра_

ти матеріалів за номенклатурними групами.

Для обліку надходження та використання матеріалів зас_

тосовують такі синтетичні рахунки: 20 «Виробничі запаси»;

22 «Малоцінні предмети та ті, що швидко зношуються».