§ 7. Документація та її роль у розслідуванні злочинів

Документація є важливим складовим елементом методу

бухгалтерського обліку. Це спосіб первісного спостережен_

ня за господарськими операціями та обґрунтуванням бух_

галтерських записів.

Носій інформації, що дає право на здійснення госпо_

дарської операції і є доказом її існування, має назву доку0

мента.

Кожна господарська операція має бути документально

оформленою і відображеною в бухгалтерському обліку.

Оформлення документів — головна та обов’язкова умо_

ва здійснення господарських операцій. Правильно оформ_

лені документи є підставою для здійснення записів у бух_

галтерський облік. З допомогою документації здійснюєть_

ся спостереження за роботою підприємства, контролюється

законність і доцільність господарських операцій (Положен_

ня про документальне забезпечення записів у бухгалтерсь_

кому обліку від 24 жовтня 1995 р. № 88).

Різноманітні злочини (переважно розкрадання приват_

ного, колективного та державного майна у різних галузях

економіки) виявляють з допомогою суперечностей, що

містяться:

— в окремому документі;

— у двох або кількох документах, які відображають рух

однієї чи кількох взаємозв’язаних операцій;

— у документах, що відображають рух однорідних цінно_

стей, зафіксованих у даних бухгалтерського обліку

Під час розслідування злочинів використовують доку_

менти різних форм і призначення. У виборі форми первин_

них документів слід керуватися альбомом Уніфікованих

форм первинної документації для підприємств і організацій

(затверджено наказом Держкомстату СРСР від 28 грудня

1969 р. № 241).

Документи, що використовують, мають відповідну кла_

сифікацію:

1. За призначенням:

— розпорядчі, що містять завдання на проведення опе_

рації (наказ);

— виконавчі, які складаються в момент здійснення опе_

рації чи одразу після неї (видаткова накладна);

— комбіновані, наприклад, розпорядження на здійснен_

ня операції та його підтвердження (видатковий касовий

ордер);

— документи бухгалтерського оформлення (довідки, ор_

дери, зведення).

2. За кількістю відображених операцій:

— разові (про одну операцію — накладна, рахунок);

— нагромаджувальні (про однорідні операції за певний

період часу — нагромаджувальні відомості).

3. За місцем складання:

— зовнішні (з іншими контрагентами — договір);

— внутрішні (всередині підприємства — зі складу чи на

склад, у цех тощо).

4. За ступенем узагальнення:

— первинні (перші або останні документи, що реєструють

дану господарську операцію — прибуткові накладні тощо);

— зведені, що узагальнюють первинні: облікові реєстри;

звітність.

Порядок створення, прийняття і відображення в бухгал_

терському обліку, а також зберігання первинних доку_

ментів, облікових реєстрів, бухгалтерської звітності

підприємствами, їхніми об’єднаннями та госпрозрахунко_

вими організаціями (крім банків) незалежно від форм влас_

ності, установ та організацій, основна діяльність яких

фінансується за рахунок коштів бюджету, регулюється По_

ложенням про документальне забезпечення записів у бух_

галтерському обліку.

Господарські операції відображуються в бухгалтерсько_

му обліку методом їх повного та безперервного документу_

вання. Записи в облікових реєстрах здійснюються на

підставі первинних документів.

Усі первинні документи, облікові реєстри та бухгалтерсь_

ка звітність мають вестися українською мовою. Поряд з нею

може вживатись інша мова в порядку, визначеному статтею

11 Закону України «Про мови в Українській РСР».

Документи, що є підставою дня записів у бухгалтерсько_

му обліку і написані іноземною мовою, повинні мати тотож_

ний відповідник у перекладі державною мовою або іншою,

що вживається поряд з нею.

Первинні документи — це письмові свідчення, що фіксу_

ють і підтверджують господарські операції, включаючи роз_

порядження та дозволи адміністрації (власника) на їхнє

здійснення.

Первинні документи мають бути складені під час прове_

дення кожної господарської операції, а якщо немає такої

можливості — одразу після її завершення. При реалізації

товарів за готівку допускається складання первинного до_

кумента не рідше одного разу на день на підставі даних ка_

сових апаратів, чеків тощо. Для контролю та впорядкуван_

ня оброблення інформації на основі первинних документів

можуть складатися зведені документи.

Документи, виготовлені з допомогою обчислювальної

техніки на машинозчитувальних носіях, застосовуються в

бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної

сили і доказовості.

Документ, виготовлений машинним способом, має бути

записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому) за вимогами відповідного стандарту, і закодований

згідно з затвердженою системою кодифікації.

На вимогу контрольних або судових органів та своїх контр_

агентів підприємство, установа зобов’язані за свій рахунок

виготовити копії таких документів на паперовому носії.

Первинні документи (на паперових і машинозчитуваль_

них носіях інформації) для надання їм юридичної сили і до_

казовості повинні мати такі обов’язкові реквізити: назва

підприємства, установи, від імені яких складено документ;

назва документа (форми); код форми; дата і місце складан_

ня; зміст господарської операції та її вимірники (у натураль_

ному та вартісному виразі); посади, прізвища і підписи осіб,

відповідальних за дозвіл та здійснення господарської опе_

рації і складання первинного документа.

У разі застосування засобів обчислювальної та іншої орг_

техніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду.

Залежно від характеру операції та технології оброблен_

ня даних до первинних документів можуть бути включені

додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства,

установи з Державного реєстру, номер документа, підстава

для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує

особу_одержувача, тощо.

Документ може бути підписаний від руки, із застосуван_

ням факсиміле, штампу, символу або іншим механічним чи

електронним способом свідчення. Підписи осіб, відповідаль_

них за складання первинних документів на обчислюваль_

них машинах та інших засобах оргтехніки, виконуються у

вигляді паролю або іншим способом авторизації, що дає змо_

гу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила госпо_

дарську операцію.

Документ на машинозчитувальному носії повинен мати

код особи, відповідальної за правильність складання доку_

мента. Належність коду конкретній особі реєструється

організацією—створювачем документа на машинозчиту_

вальному носії; крім того, створюються технічні, програмні

засоби та організаційні умови, що виключають можливість

для інших осіб користуватися кодами.

Первинні документи складаються на бланках типових

форм, затверджених Міністерством статистики, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерства_

ми і відомствами України.

Додаткові вимоги до порядку створення первинних до_

кументів про касові та банківські операції, рух цінних па_

перів, товарно_матеріальних цінностей та інших об’єктів

майна передбачаються відомчими нормативними актами.

У випадках, встановлених законодавством, а також

міністерствами і відомствами України, бланки первинних

документів можуть бути віднесені до бланків суворої

звітності, які друкуються за зразками типових або спеціа_

лізованих форм, затверджених відповідно Міністерством

статистики за погодженням з Міністерством фінансів Ук_

раїни або міністерствами і відомствами за погодженням з

Міністерством статистики і Міністерством фінансів Украї_

ни, з обов’язковим друкуванням на бланках квитанцій,

квитків, талонів, абонементів тощо номінальної вартості.

Всі бланки суворої звітності підлягають нумерації, порядок

позначення якої (нумератором, друкарським способом) вста_

новлюють міністерства і відомства.

Порядок використання та обліку бланків первинних до_

кументів суворої звітності, а також коло господарських опе_

рацій, оформлення яких здійснюється на таких бланках,

встановлюються відповідними нормативними актами.

Записи в первинних документах та облікових реєстрах

мають здійснюватись лише чорнилом темного кольору, па_

стою кулькових ручок, з допомогою друкарських машинок,

принтерів та інших засобів, покликаних забезпечити збе_

реження цих записів протягом встановленого терміну збе_

рігання документів та запобігти несанкціонованим виправ_

ленням.

Вільні рядки в первинних документах підлягають обо_

в’язковому закреслюванню.

Створення первинних документів на машинозчитуваль_

них носіях здійснюється з дотриманням вимог вказівок про

надання юридичної сили документам на носіях інформації

та організацію бухгалтерського обліку з використанням об_

числювальної техніки.

Керівник підприємства, установи забезпечує фіксуван_

ня фактів здійснення всіх господарських операцій, що були

здійснені в первинних документах, та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками нормативних ви_

мог щодо порядку оформлення та подання для обліку відо_

мостей і документів.

Керівник підприємства, установи затверджує перелік

осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні

документи) на здійснення господарської операції, пов’яза_

ної з відпуском (витрачанням) грошових коштів, товарно_

матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого

майна і наданням документів. Кількість осіб, наділених

правом підписувати документи на здійснення операцій з

видачі особливо дефіцитних товарів і цінностей, а також

бланків суворої звітності, має бути обмеженою.

Відповідальність за вчасне та якісне складання докумен_

тів, подання їх у встановлені графіком документообігу тер_

міни для відображення в бухгалтерському обліку, та дос_

товірність даних, наведених у документах, несуть особи, які

склали і підписали ці документи.

Первинні документи підлягають обов’язковій перевірці

працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою

і змістом, з метою дотримання наявності в документах обо_

в’язкових реквізитів та відповідності господарської операції

чинному законодавству, логічної пов’язаності окремих по_

казників.

Забороняється приймати до виконання первинні доку_

менти на операції, що суперечать законодавчим і норматив_

ним актам, встановленому порядку прийняття, зберігання

і витрачання грошових коштів, товарно_матеріальних

цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінан_

сову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам,

іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи обо_

в’язково передаються головному бухгалтеру підприємства,

установи для прийняття рішення.

Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати

позначку, що виключає можливість їх повторного викорис_

тання: в разі ручної обробки — дату запису в обліковий

реєстр, а в разі застосування оргтехніки — відбиток штам_

па оператора, відповідального за їхню обробку.

Усі документи, що додаються до прибуткових та видат_

кових касових ордерів, а також документи, які стали підста_

вою для нарахування заробітної плати та інших виплат, підлягають обов’язковому погашенню штампом або ручним

написом «Одержано» чи «Сплачено» із зазначенням дати

(число, місяць, рік).

Інформація переноситься до облікових реєстрів після пе_

ревірки первинних документів за формою і змістом.

Підприємства й установи, що складають облікові реєст_

ри на машинозчитувальних носіях, зобов’язані забезпечи_

ти технічні засоби для їхнього відтворення у зручному для

читання вигляді.

Перенесення інформації з первинних документів у об_

лікові реєстри здійснюється в міру її надходження до місця

обробки (бухгалтерія, обчислювальна установка), проте не

пізніше терміну, що забезпечує вчасне нарахування та ви_

дачу заробітної плати, складання бухгалтерської і статис_

тичної звітності, декларацій і розрахунків.

Форми облікових реєстрів, порядок записів у них, оброб_

ки та використання необхідної інформації визначаються

відповідними документами про порядок їх застосування.

Інформація про господарські операції підприємства, ус_

танови за звітний період (місяць, квартал, рік) з облікових

реєстрів переноситься у згрупованому вигляді до бухгал_

терських звітів, порядок складання яких встановлюється

відповідною інструкцією.

Виправлення помилок у первинних документах та об0

лікових реєстрах. У тексті та цифрових даних первинних

документів, облікових реєстрів і звітів будь_які підчистки

та несанкціоновані виправлення не допускаються.

Помилки в первинних документах, облікових реєстрах

і звітах, заповнених від руки, виправляються коректурним

способом: неправильний текст (або цифри) закреслюється і

над закресленим надписується правильний. Закреслення

здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочита_

ти виправлене.

Помилки в облікових реєстрах за минулий звітний період

виправляються способом сторно. Він передбачає складан_

ня бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспон_

денція рахунків) заноситься червоним чорнилом або пастою

кулькових ручок темного кольору. Внесенням цих даних до

облікового реєстру в місяці, в якому виявлено помилку,

ліквідується неправильний запис і відображуються правильні сума та кореспонденція рахунків бухгалтерського

обліку.

Виправлення помилки супроводжується написом «ви_

правлено» та підтверджується додатковими підписами

осіб, які виявили помилку, із зазначенням дати виправ_

лення.

У документах, якими оформлені касові й банківські опе_

рації та операції з цінними паперами, виправлення не до_

пускаються.

Організація документообігу. З метою впорядкування та

вчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку

первинних документів наказом керівника підприємства, ус_

танови встановлюється графік документообігу, в якому вка_

зуються дати створення або одержання від інших підпри_

ємств та установ документів, прийняття їх до обліку, пере_

дачі на обробку та до архіву.

Графік документообігу на підприємстві, в установі по_

кликаний визначити необхідну кількість підрозділів і ви_

конавців, які мають справу з первинним документом, опти_

мальний термін його перебування в підрозділі, сприяти по_

ліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних

функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його ме_

ханізації та автоматизації.

Графік документообігу оформлюється у вигляді схеми

або переліку робіт зі створення, перевірки та оброблення до_

кументів, що виконуються кожним підрозділом підприєм_

ства, установи із зазначенням їх взаємозв’язку і термінів ви_

конання робіт.

Працівники підприємства, установи створюють і пода_

ють первинні документи, які належать до сфери їхньої ком_

петенції, за графіком документообігу. Для цього кожен ви_

конавець забезпечується витягом з графіка, в якому наве_

дено перелік документів, робота з якими належить до його

функціональних обов’язків, терміни їх подання та підроз_

діли підприємства, установи, до яких передаються ці до_

кументи.

Контроль за дотриманням графіка документообігу на

підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалте_

ром, вимоги якого щодо порядку подання до бухгалтерії або

на обчислювальну установку необхідних документів та відомостей є обов’язковими для всіх підрозділів і служб підприє_

мства.

Зберігання документів. Первинні документи та облікові

реєстри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти й балан_

си підлягають обов’язковій передачі до архіву. До того вони

зберігаються в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або

зачинених шафах під відповідальність осіб, уповноважених

головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності мають зберігаються в сейфах,

металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що убез_

печує їх від пропажі, підробки тощо.

Порядок зберігання первинних та вихідних документів

на машинозчитувальних носіях визначається вказівками

щодо організації бухгалтерського обліку з використанням

обчислювальної техніки.

Первинні документи поточного місяця, що оброблені руч_

ним способом і належать до відповідного облікового реєст_

ру, комплектуються в хронологічному порядку, нумерують_

ся, зброшуровуються й передаються до архіву з супровідною

довідкою.

Термін зберігання первинних документів, облікових

реєстрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві під_

приємства, установи визначається згідно з Переліком ти_

пових документів, що створюються в діяльності органів

державної представницької та виконавчої влади та місце_

вого самоврядування, інших установ, організацій і під_

приємств (див.: Офіційний вісник України. — 1998. —

№ 38.— Ст. 1414).

Зберігання первинних документів та облікових реєстрів,

що пройшли обробку і були підставою для складання звіт_

ності, а також бухгалтерських звітів і балансів, їх оформ_

лення й передачу до архіву забезпечує головний бухгалтер

підприємства, установи.

Первинні документи, облікові реєстри, бухгалтерські

звіти та баланси можуть видаватися з бухгалтерії, а також з

архіву підприємства, установи працівникам інших структур_

них підрозділів тільки за рішенням головного бухгалтера.

Вилучення первинних документів, облікових реєстрів,

бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ

може бути здійснено лише за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державно_реві_

зійної та податкової служб відповідно до чинного законодав_

ства України. Вилучення оформлюється протоколом (ак_

том), копія якого вручається під розписку відповідній по_

садовій особі підприємства, установи.

З дозволу і в присутності представників органів, які

здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприє_

мства, установи можуть зробити копії та скласти реєстр до_

кументів, що вилучаються, з зазначенням підстав і дати ви_

лучення.

Якщо вилучаються недооформлені (незброшуровані,

непронумеровані тощо) томи документів, то з дозволу і в

присутності представників органів, що здійснюють вилучен_

ня, відповідні посадові особи підприємства, установи мо_

жуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати

аркуші, зброшурувати, опечатати, засвідчити своїм підпи_

сом та печаткою).

Органи, що вилучили документи, забезпечують підприє_

мствам, установам за їхнім письмовим зверненням мож_

ливість зробити витяг, копію документів для видачі дові_

док за обставинами згідно із законодавством.

У разі повернення вказаними органами документів, що

були раніше вилучені, вони приймаються під розписку

відповідною посадовою особою підприємства, установи та

разом з рішенням про повернення підшиваються до тих

томів, з яких документи були вилучені та в яких містять_

ся постанови про вилучення, реєстр і копії таких доку_

ментів.

У разі пропажі або знищення первинних документів, об_

лікових реєстрів і звітів керівник підприємства, установи

письмово повідомляє про це правоохоронні органи та на_

казом призначає комісію для встановлення переліку доку_

ментів, яких бракує, і розслідування причин їх пропажі або

знищення.

Для участі в роботі комісії залучаються представники

слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформлюються актом з подаль_

шим затвердженням його керівником підприємства, уста_

нови. Копія акта в 10_денний термін надсилається керівно_

му органу, до сфери управління якого належать підприємство, установа, а також: підприємством — державній подат_

ковій адміністрації; установою — місцевому фінансовому

органу.