1.4.1. Оформление трудовой книжки. Общие требования
Рассмотрение порядка ведения трудовых книжек представляется целесообразным начать с
общих требований к оформлению записей. Эти требования распространяются на:
технику оформления записей;
язык оформления записей;
состав записей;
содержание записей;
оформление отдельных элементов записей.
К основным требованиям по оформлению трудовых книжек относятся:
- технические требования к оформлению записей;
- требования к языку записей;
- требования к составу записей;
- требования к содержанию записей;
- требования к оформлению отдельных элементов.
Технические требования к оформлению записей изложены в Инструкции по заполнению
трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69). В соответствии с п.
1.1 Инструкции записи в трудовой книжке должны производиться аккуратно - перьевой или гелевой
ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем)
черного, синего или фиолетового цвета.
Это требование не является формальным. Выбор технического средства записи, а также
способа фиксации информации в составе записи обусловлен необходимостью ее предохранения
от порчи - например, вследствие выцветания пасты (чернил), их растекания по поверхности бумаги
вследствие избыточного воздействия влаги или (и) температуры.
Трудовая книжка используется не только в период трудовых отношений, но и после их
окончания, поскольку содержит в концентрированном виде важнейшие сведения о трудовой
деятельности и трудовом стаже работника. Перечень типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный
Росархивом 06.10.2000, относит трудовые книжки работников к числу документов по личному
составу (кадрам), предельный срок хранения которых согласно Федеральному закону от
22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ" определен в 75 лет.
Инструкция предписывает производить записи в трудовой книжке без каких-либо
сокращений. В частности, следует писать полностью слова "приказ" (а не "пр."), "распоряжение" (а
не "расп."), "переведен" (а не "пер."), "назначен" (а не "назн.") и т.д.
Наконец, еще одно существенное техническое требование к записям в составе разделов
документа зафиксировано в п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв.
Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Это требование предусматривает
наличие у каждой записи своего порядкового номера в пределах соответствующего раздела. То
есть каждая запись, вносимая в трудовую книжку, должна иметь очередной порядковый номер.
Требования к языку оформления записей вытекают из соответствующих положений Правил
ведения и хранения трудовых книжек. Согласно п. 6 Правил в общем случае трудовые книжки
должны вестись на государственном языке Российской Федерации. В том случае, однако, если
предприятие осуществляет свою деятельность на территории республики в составе Российской
Федерации, установившей свой государственный язык, ведение трудовых книжек может наряду с
государственным языком Российской Федерации производиться и на государственном языке этой
республики. Таким образом, каждая вносимая в трудовую книжку запись должна воспроизводиться
сначала на русском языке, а затем - на государственном языке соответствующей республики.
Требования к составу записей закреплены в положениях Правил ведения и хранения
трудовых книжек, которые, в свою очередь, базируются на соответствующих положениях ТК РФ.
Правила предусматривают внесение в трудовую книжку следующих видов записей (сведений):
записи (сведения) о работнике;
записи (сведения) о работе;
записи (сведения) о награждении.
Заметим, что это требование нашло свое отражение и в форме бланка трудовой книжки, в
которой для внесения перечисленных видов записей предусмотрены соответствующие листы
(разделы).
Сведения о работнике включают сведения о фамилии, имени и отчестве работника, а также
сведения об образовании, профессии, специальности работника. Эти сведения фиксируются на
титульном листе трудовой книжки. В свою очередь, сведения о работе, которые фиксируются в
разделе "Сведения о работе", можно подразделить на:
сведения о выполняемой работником работе (трудовой функции);
сведения о переводе работника на другую постоянную работу (в том числе к другому
работодателю);
сведения о прекращении трудового договора с работником (его увольнении);
иные сведения о работе, внесение которых в трудовую книжку предусмотрено
законодательством, иными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными
документами.
Уточним, что к числу последних в соответствии с Правилами и Инструкцией по заполнению
трудовых книжек могут быть отнесены:
сведения о присвоении работнику в период работы нового разряда (класса, категории и т.п.);
сведения об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или
иной квалификации;
сведения о работе по совместительству;
сведения о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный
трудовой стаж работника;
сведения о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа
работника;
сведения о времени военной службы либо времени службы работника в органах внутренних
дел и таможенных органах;
сведения о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации,
по переквалификации и подготовке кадров.
Сведения о награждении подлежат фиксации в разделе "Сведения о награждении" и
включают:
сведения о награждении работника государственными наградами, в том числе о присвоении
государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
сведения о награждении работника почетными грамотами, присвоении званий и награждении
нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом предприятием
или вышестоящими организациями (органами управления (власти));
сведения о других видах поощрения работника, предусмотренных законодательством
Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового
распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине, за исключением премий,
предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых работнику на регулярной основе.
Требования к содержанию записей также закреплены в соответствующих положениях
Правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Не
вдаваясь сейчас в подробности, обратим внимание уважаемых читателей на три общих
требования, предъявляемых к содержанию записей, которые можно сформулировать следующим
образом:
полнота содержания записей, предполагающая включение в нее всех необходимых сведений
(элементов), таких, в частности, как порядковый номер записи, ее дата, номер, дата и
наименование документа, на основании которого та или иная запись вносится в трудовую книжку,
и т.д.;
соответствие формулировок записей положениям трудового законодательства и (или)
приказа (распоряжения) - например, приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, его
переводе на другую постоянную работу, об увольнении работника и т.п.;
соответствие записей фактическому положению дел, в том числе в случаях, когда по тем или
иным обстоятельствам в ранее оформленные записи вносятся изменения (исправления).
Подчеркнем, что наличие документального основания для внесения записи
соответствующего содержания в трудовую книжку является обязательным. На том, какие именно
документы выполняют роль такого основания, мы остановимся чуть позже.
Подытоживая характеристику требований к оформлению записей в трудовой книжке, скажем
несколько слов о требованиях, установленных в отношении оформления отдельных элементов
соответствующих записей. Поясним, что эти требования регламентируют порядок оформления
некоторых сведений в составе записей о работнике, а также дат, заверительных надписей и
некоторых иных видов записей (в частности, записей о выдаче дубликата трудовой книжки или
вкладыша в нее), вносимых в трудовую книжку.
Так, фамилия, имя и отчество работника вносятся в трудовую книжку в именительном
падеже, без сокращений и (или) замены имени (отчества) инициалами. Аналогичные правила
распространяются и на порядок внесения в трудовую книжку сведений о дате рождения работника.
Что касается оформления дат, то в соответствии с п. 1.1 Инструкции по заполнению
трудовых книжек записи дат во всех разделах документа должны производиться арабскими
цифрами. При этом число и месяц обозначаются двумя парами двузначных чисел, а год -
четырехзначным числом, отделяемыми друг от друга точками.
Заверительная надпись, вносимая в трудовую книжку на титульном листе при оформлении
документа, должна включать только разборчивую личную подпись работника, ответственного за
ведение трудовых книжек на предприятии. Подлинность подписи подлежит удостоверению
оттиском печати.
Формулировки записей о выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее должны в
точности соответствовать формулировкам, указанным в Правилах ведения и хранения трудовых
книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Уточним, что такие записи могут
оформляться от руки либо посредством простановки штампа ("Дубликат", "Взамен выдан
дубликат", "Выдан вкладыш" и т.п.) с указанием серии и номера выданного документа на
оригинале трудовой книжки.
Титульный лист трудовой книжки (не приводится).
А так выглядит раздел "Сведения о работе" (не приводится).
Общий вид раздела "Сведения о награждении" выглядит так (не приводится).
Вкладыш в трудовую книжку должен выглядеть так (не приводится).